Para las empresas y particulares, cada vez que se habla del SAT (Servicio de Administración Tributaria) nadie queda indiferente, y es que la situación fiscal de las personas físicas y morales, es tan importante como delicada, por lo cual, se debe tener un buen control y administración.
De manera permanente, se debe tener un conocimiento activo sobre la situación fiscal de la empresa y proveedores, ya que, incluso, un tercero puede ocasionar un problema a una compañía que siempre ha tenido todo en regla.
Es ahí donde el deber como contribuyente tiene que ser una tarea diaria, debido a que, si no se hace de manera adecuada, esto puede traer grandes problemas a las empresas.
La actualización diaria de cambios en la materia fiscal y el cumplimiento de todas las obligaciones en tiempo y forma, facilitarán enormemente las actividades de las empresas.
No obstante, en muchas ocasiones, por ignorancia u omisión, se cometen errores que pueden afectar la situación fiscal, pero, para alivio de todas aquellas empresas, existen consejos y documentos que orientan a los contribuyentes en pro de actuar correctamente para el beneficio de sus intereses, logrando tener control y administración empresarial.
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Consejos para tener un buen control y administración fiscal.
Sin embargo, para tener una situación fiscal saludable, resulta indispensable que, en el interior de las empresas, se lleven a cabo una serie de buenas prácticas, las cuales, por supuesto, son inherentes a una contabilidad eficaz.
Para esto, es ampliamente recomendable contar con profesionales de la materia para evitar errores u omisiones y no perder el control y administración empresarial.
Kenia Espinoza, Contadora y Analista de Impacto Contable de CONTPAQi, ha compartido una serie de buenas prácticas para una eficiente revisión contable y fiscal, entre las que se encuentran:
- Asegurarse que toda la información financiera y contable esté clasificada por rubros, carpetas o actividades; como: ingresos, gastos, inversiones, pagos, transferencias, ventas, nómina, cheques, etc. Y esta a su vez tenga subclasificaciones, de acuerdo al rubro que pertenece. Por ejemplo, a los gastos les corresponde gastos fijos, gastos inesperados, caja chica, etc.
- Que el cumplimiento de las obligaciones fiscales esté presentado en fecha, de acuerdo con lo estipulado por el SAT.
- Antes de enviar la información, revisar si está completa y sin errores.
- Realizar el cotejo de la información que tiene la empresa con la que está en el SAT.
- Una buena gestión de CFDI, tanto recibidos y emitidos, y tenerlos en orden de acuerdo con el mes a contabilizar. Sabe cuáles están vigentes y cuáles han sido cancelados, cuáles tiene errores y solicitarlos nuevamente; cuáles tienen documentos a adjuntar, etc.
- Verificar que las facturas cumplan los requisitos de ley y que sean emitidas en el mes que corresponde.
- Si hay viáticos, u otro tipo de gastos, asegurar que se entreguen los comprobantes en tiempo y forma.
- Asegurarse que la captura, registro y revisión de la información sea frecuente.
Además de lo anterior, Espinoza añade recomendaciones como:
- Establecer y dar seguimiento a esas prácticas.
- Revisar y conocer los cambios fiscales que hace la autoridad. Esta debe ser una actividad frecuente.
- Revisar constantemente la información contable para conocer el estado de tu negocio y así tomar decisiones efectivas.
Decálogo del SAT.
En septiembre de 2019, el SAT publicó un decálogo llamado “el buen mexicano en materia fiscal”, dirigido a personas físicas y morales para el correcto cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Este documento fue realizado con el objetivo de combatir la evasión de impuestos y la informalidad, así como para mitigar las faltas u omisiones en los que los contribuyentes pueden caer; todo esto para contar con un expediente sano ante el SAT.
El decálogo estipula 10 puntos fundamentales, los cuales son:
1. Estoy localizable en los domicilios que tengo registrados ante el SAT.
2. Siempre tengo la opinión del cumplimiento de mis obligaciones fiscales positiva y actualizada, y también solicito con regularidad dicha opinión a mis proveedores y, en su caso, a mi agente aduanal.
3. Mantengo contacto con el SAT a fin de conocer mi situación fiscal y generar alternativas de solución respecto del cumplimiento de mis obligaciones, para que el SAT no deje sin efectos los mecanismos que me otorga para facturar.
4. Soy honesto en relación con los ingresos que percibo y los gastos que realizo, y utilizo fuentes de financiamiento lícitas y comprobables para el desarrollo de mis actividades.
5. Denuncio ante el SAT cuando alguna empresa, despacho jurídico o contable me ofrece participar en un esquema de empresas facturadoras de operaciones simuladas o cualquier esquema fiscal agresivo.
6. Reviso, previo a contratar con mis proveedores y durante nuestra relación comercial, que estos no aparezcan en las “listas de contribuyentes con operaciones inexistentes” publicadas en el Portal del SAT y en el Diario Oficial de la Federación.
7. Verifico la existencia del domicilio fiscal de mis proveedores y que sus establecimientos, bodegas o sucursales estén registrados ante el SAT, solicitándoles la documentación que así lo acredite.
8. Solicito a mis proveedores, en el caso de prestación de servicios de personal, copia de todos los documentos que amparan el pago de las cuotas obrero patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social, así como del entero de las retenciones del impuesto sobre la renta a sus trabajadores.
9. Me aseguro, cuando tengo mercancía de origen extranjero, de contar con la documentación que demuestre su legal estancia en México, en caso contrario, corrijo dicha situación.
10. Aplico procedimientos de control o vigilancia, con la finalidad de verificar que mis proveedores tienen la capacidad e infraestructura necesarias para el cumplimiento de los conceptos consignados en la factura que expiden a mi nombre. Así evito realizar contrataciones con proveedores en las que se establecen contraprestaciones que no corresponden al precio de mercado, o cuando la remuneración no guarda congruencia con los servicios que me ofrecen, así como con aquellos proveedores extranjeros que pretenden cobrar conceptos no incluidos en la factura que emiten a mi nombre.
Tener un buen control y administración contable en las empresas, además de contar con la claridad de las operaciones, ayudará en gran medida a que las compañías se preocupen menos por ser sancionadas por el SAT.
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