Uno de los grandes retos para las pequeñas y medianas empresas en México radica en llevar un buen control de inventarios que les permita tomar decisiones correctas, y es que puede resultar titánica la tarea de administrar los inventarios de almacén si no se tienen las herramientas y métodos adecuados.
Inicialmente vale la pena preguntarnos, ¿Cuáles son los beneficios de llevar un correcto control de inventarios de nuestro almacén? A continuación, me permito mencionar sólo algunos de los más relevantes:
- Mejora de la rentabilidad del negocio, ya que al conocer cuáles son nuestros productos con mayor rotación y más rentables, así como las fechas de mayor demanda sabremos en qué productos nos es más conveniente invertir, sin llenarnos de stock innecesariamente.
- Aseguramos el abastecimiento y servicio al cliente, ya que si conocemos muy bien nuestra demanda, estaremos preparados para atender a nuestros clientes y garantizamos proveer justo lo que necesitan cuando lo requieren.
- Rotación de inventarios, es clave para lograr un retorno de inversión rápido, si sabemos lo que tenemos, y evitamos que nuestro inventario caiga en obsolescencia.
Ahora bien, ¿Cuáles son las prácticas que podemos llevar a cabo para lograr estos objetivos? A continuación de brindamos las siguientes recomendaciones para llevar tu control de inventarios de almacén de forma exitosa, aunque sabemos que cada compañía tiene necesidades muy particulares, estas sugerencias pueden aplicarse en cualquier negocio:
Clasificar y categorizar los productos de tus inventarios de almacén.
El primer paso que debemos realizar para controlar nuestros inventarios de almacén es realizar una correcta clasificación y categorización de los productos. Esta clasificación debe agruparlos en familias, tipos de producto, proveedores e identificar si estos son productos finales o componentes para producción, o cualquier clasificación adecuada para tu tipo de negocio. Este catálogo de productos es de suma importancia mantenerlo actualizado y depurado en todo momento, debes eliminar constantemente aquellos productos descontinuados y agregar aquellos que se vayan sumando a tu oferta.
El catálogo de productos nos ayudará a emprender las siguientes acciones para llevar una administración de inventarios óptima.
Lee también ¿Cómo optimizar tu gestión de inventarios?
Digitaliza el control de inventarios de almacén.
Cómo ya mencionamos anteriormente, administrar inventarios de almacén puede significar una de las actividades más retadoras y que más pueden impactar en los resultados de una empresa, por ello, siempre es recomendable apoyarse de la tecnología para lograrlo. Las herramientas son diversas y pueden ir desde un control en Excel hasta la contratación de un sistema ERP, ¿De qué depende? De cuánto control deseas tener, lo recomendable siempre será tener un sistema ERP que te permita integrar cada uno de los procesos que impactan en el inventario y poder llevar desde un inicio la rastreabilidad de cada uno de los movimientos realizados, desde una requisición de compra, ingreso de inventario, identificar el acomodo del mismo en una ubicación específica, las salidas, mermas y costos de almacenaje, todos estos registros podremos llevarlos de manera mucho más confiable en un sistema ERP y generar información de alto valor para tomar decisiones de abastecimiento.
Definición de Máximos y Mínimos y puntos de reorden.
Ahora bien, ¿Cuáles son las decisiones de abastecimiento que más nos ayudan a administrar nuestros inventarios de almacén? El primer paso será, ya una vez digitalizando nuestros inventarios utilizar nuestros históricos para poder determinar de cada item y familia de productos cuales son los mínimos y máximos de inventarios permitidos por cada producto. Este indicador nos ayudará a mantener saludables nuestros inventarios de almacén, al evitar sobre stock, lo que significa una inversión superior a la debida en algún tipo de producto, lo que podría traducirse en lenta rotación u obsolescencia, o bien, manejar faltantes de inventario que afecten líneas de producción y disponibilidad de oferta lo que impacta de manera directa el servicio al cliente.
Por otra parte, de cada uno de los productos deberemos conocer los puntos exactos de reorden, es decir, identificar en qué punto del stock, temporalidad y demanda debemos solicitar una compra de materiales y asegurarnos que se entregue en el momento indicado considerando los tiempos de entrega de nuestros proveedores, tiempos de traslado, sobre todo si nuestras compras son internacionales, trámites y procesos internos para poder poner a disposición las mercancías.
Para poder calcular estos 3 indicadores, aquí te dejo algunos tips:
- Stock máximo: Considerar el punto máximo de demanda tomando en cuenta la estacionalidad del producto.
- Stock mínimo: Tomar como referente la mínima demanda presentada de un producto.
- Punto de reorden: Establecer el tiempo de abastecimiento de parte de nuestro proveedor y la rotación de materiales cuidando que la oferta nunca esté por debajo del mínimo de stock permitido mientras se garantiza el nuevo ingreso de materiales.
Utiliza el método PEPS (Primeras entradas, Primeras salidas).
El método PEPS es un sistema que nos permitirá identificar cuáles son los materiales que ingresaron primero a nuestro almacén y deberá darse prioridad al desplazamiento de estas mercancías en la cadena de producción y/o venta, de esta forma evitaremos utilizar materiales de nuevos ingresos y arriesgarnos a dejar material olvidado en nuestros racks sin utilizarse y en alto riesgo de generarse una merma o bien que este caduque.
Una buena herramienta para lograr la administración PEPS es el control de lotes, si tu producto se maneja por lotes, tu sistema ERP podrá indicar cuánto material aún tienes por utilizar de cada lote y así podrás asegurarte de agotar los lotes más antiguos antes de empezar a utilizar materiales de nuevo ingreso a tu inventario de almacén.
Realiza conteos cíclicos.
Sabemos que realizar una validación física de inventarios puede ser muy tardado, implica detener muchas veces la operación para poder verificar la información documentada contra la realidad física y muchas veces no es posible realizarlo con la frecuencia necesaria para garantizar un correcto registro de nuestros inventarios de almacén, sin embargo, una buena estrategia para tener este control puede ser el realizar pequeños conteos cíclicos de una parte del inventario, realizar conteos semanales de forma aleatoria a los productos te permitirá identificar y corregir de manera oportuna errores en los procesos de registro de entradas, salidas, acomodo de materiales o incluso identificar una situación de hurto, o bien reconocer cuando un material no identificado podría volverse obsoleto y se pueden tomar acciones inmediatas.
Como hemos visto llevar un control de inventarios de almacén es un objetivo mucho más alcanzable si lo hacemos de la mano de un sistema ERP que ayude a registrar cada uno de los movimientos que afectan inventarios, esto llevado de la mano de buenas prácticas podremos elevar nuestra confiabilidad en el inventario y por ende tomar decisiones correctas para nuestro negocio, si necesitas un sistema ERP confiable, amigable y con reportes inteligentes que te ayude a administrar tus inventarios de almacén, contáctanos y un Business Consultant de Uxbi ERP podrá asesorarte sobre la mejor solución para tu negocio.
Autor: Alejandra Monroy
Business Development Manager.
