Implementar a tu empresa un software de gestión de compras es una herramienta casi imprescindible actualmente. Contar con uno le facilitará los procesos a tu departamento de compras, volviéndolo más eficiente.
Te compartimos todo lo que necesitas saber sobre un software como éste antes de que tomes la decisión de aplicarlo en tu negocio.
¿Qué es un Software de gestión de compras?
Un software de gestión de compras es una plataforma que le permitirá a tu empresa automatizar de manera interna y externa las etapas de un proceso de compra.
Estas etapas anteriormente se realizaban manualmente, tales como:
- La creación de solicitudes de compra
- Flujos de aprobación
- Contacto
- Envío de órdenes de compra a proveedores, etc.
Una herramienta de este tipo se desenvuelve en su mayoría en mercados Business to Business (negociador-negociador), permitiéndole a las empresas aumentar la eficiencia de sus transacciones, agilizar sus procesos e integrar el departamento de compras y el de proveedores.
Un software de gestión de compras juega un papel importante en las medianas y grandes empresas, ya que estas necesitan adquirir productos y/o servicios constantemente para abastecer sus distintas áreas.
Beneficios de contar con un software de gestión de compras
Una empresa que implementa herramientas digitales para optimizar y potencializar su funcionamiento interno, es una empresa que tiene mayor oportunidad para enfocarse en otras tareas.
Contar con un software que te ayude a gestionar tus compras tiene grandes beneficios, principalmente la productividad y gestión de tiempos. Además de este, podemos resaltar:
- Control para un mejor seguimiento
Un software de gestión de compras cuenta con un espacio para centralizar y almacenar solicitudes y órdenes de compra, documentos de acuse de recibido y facturas electrónicas. De esta manera, se evitan duplicados de pedidos y permite un seguimiento al proceso de compra con un inventario más preciso y en tiempo real.
- Reducción de gastos
Recientes estudios muestran que con el uso de esta herramienta, los departamentos de compras pueden reducir sus costes hasta un 20%. Esto porque tienes un control de tu inventario y aprovechas mejor el presupuesto de tu empresa, comprando solo lo necesario.
- Prevención de fraudes
Gracias a este tipo de plataformas, se pueden crear de forma automática flujos de aprobación donde tu gerente pueda auditar y autorizar las solicitudes de compra para después enviarlas a los proveedores. Así existe transparencia y control de las transacciones y evitas robos o fraudes internos.
Ventajas de implementar un software para el proceso de compra
El aporte principal de este software es poder disponer de toda la información en todo momento. Actualizar tu empresa para realizar estos procesos de manera digital, te brinda varias ventajas entre las cuales podemos mencionar:
- Brinda una comparativa de los productos en tiempo real con sus precios actualizados y los detalles importantes para seleccionar el que mejor se adapte a tu búsqueda.
- Puedes validar los precios del producto o servicio antes de completar tu compra, elimina posibles problemas y aumenta la velocidad del proceso.
- Con un software de gestión de compras todo está automatizado y protocolizado, por lo que tu departamento de compras seguirá siempre el proceso establecido por tu “know how”.
5 puntos a considerar para elegir tu software de gestión de compras
Tomar la decisión de implementar un software de gestión de compras es sencillo, sin embargo, elegir cuál aplicar en tu empresa es una decisión importante que requiere meditación.
Un software enfocado a atender cualquiera de las necesidades internas de tu empresa, es un empleado más que hay que seleccionar cuidadosamente. Este debe cumplir con el perfil que buscas para abastecer los deberes del puesto.
Para elegir el software que formará parte de tu empresa, primero debes conocer a detalle las deficiencias que existen en tu departamento de compras y buscar uno que las solucione.
1.Conoce a tu proveedor
Primeramente, conoce a la empresa que podría desarrollar tu software, desde su trayectoria hasta la satisfacción de sus clientes.
Un buen proveedor es aquel que te da un seguimiento cercano en todo momento y que tenga la capacidad de adaptarse a lo que buscas y necesitas.
Decídete por aquel al que le interese brindarte un software pensado en ti y no uno que pretenda venderte uno de mayor costo con herramientas y funciones que tu empresa no necesite.
2. Facilidad de uso
Al elegir tu software recuerda que en su mayoría será utilizado por tu personal, por ello considera que sea amigable e intuitivo para su mejor aprovechamiento. Además, procura que el departamento de compras conozca a la perfección su uso para que realmente resulte una herramienta de apoyo.
3. Asistencia al cliente
Conocer a tu proveedor también es importante al momento de la post venta. Elige a aquel que te ofrezca ayuda para capacitar a tu equipo para utilizar el software. Ten en cuenta también qué tipo de asistencia ofrece, durante cuánto tiempo y lo que incluye la capacitación.
Asegúrate también de si tu proveedor repara las posibles fallas que se puedan presentar, si ofrece asesoramiento técnico, y si se encarga de las actualizaciones del programa que requiera con el tiempo.
4. Compatibilidad
Aunque una de tus opciones de software te encante, si no es compatible con tus equipos de trabajo no servirá de nada a menos que puedas renovarlos.
Busca un software de gestión de compra que funcione con lo que te sientes cómodo trabajando, y no olvides que las actualizaciones también deben poder realizarse en tus equipos.
5. Presupuesto
Como mencionamos, un software de este tipo está diseñado para brindarte muchos beneficios, entre ellos, la reducción de gastos. Por ello, al hacer esta inversión, es importante que fijes un presupuesto y valores las distintas opciones dentro de este.
Conoce aquí las 3 herramientas digitales para incrementar tus ventas.
Considera también que una herramienta como esta debe adaptarse a tus necesidades, por eso recuerda que la mejor opción para ti no es la más cara, sino aquella que cumpla con lo que buscas.
Si ya te decidiste a implementar un software de gestión de compra, en Uxbi desarrollamos el que mejor se adapte a ti. Contáctanos en contact@uxbilink.com y descubre que nos adaptamos a las 5 consideraciones mencionadas.
