Utilizar un sistema de facturación electrónica puede sonar un tema muy complejo, especialmente cuando se trata de cumplir con todas las normas del SAT para facturar. Si se toman en cuenta las innovaciones que trajo consigo la versión 3.3 del CFDI, como la incorporación de diversos catálogos, los nuevos complementos y reglas de validación, aquellos días de facturación en papel hoy se ven bastante simples.
La facturación electrónica en México se inició en el 2004, cuando el Servicio de Administración Tributaria, mejor conocido como SAT, creó el marco legal que definió la implantación del Comprobante Fiscal Digital.
Aunque sabemos que todos esos filtros de la facturación en línea, incluyendo los sellos digitales, más allá de ser requisitos obligatorios en realidad constituyen una garantía de seguridad y ayudan a reducir errores, al momento de facturar nos causan dolores de cabeza. ¿O quién no se ha visto en mil dificultades al intentar usar el Portal del SAT?
Por fortuna, no todo está perdido. Para facilitar la vida de todos los contribuyentes activos que quieran deshacerse de tantos enredos, hay soluciones de facturación en línea que hacen las cosas más fáciles al automatizar la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
El éxito de este sistema implementado en México ha hecho que los gobiernos de Latinoamérica estén trabajando en la implantación de la factura electrónica y tomen como referencia el sistema establecido aquí en México. En poco tiempo, el uso del comprobante fiscal digital por internet se ha convertido en uso obligatorio para la contabilidad electrónica de México, y actualmente es utilizado en el 100% de las transacciones económicas.
¿Qué es un sistema de facturación electrónica?
La facturación electrónica es un esquema de comprobación fiscal. La factura electrónica o Certificado Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas.
El anexo 20 de la miscelánea fiscal indica el esquema para realizar correctamente una factura digital, que es un documento XML integrado por los datos del emisor de la factura, el receptor de la misma, los conceptos e impuestos, además de la integración de campos de información útiles para sus sistemas internos.
Un sistema de facturación es un software que gestiona el envío y recepción de facturas electrónicas, ya que todas las transacciones comerciales necesitan estar respaldadas por la emisión de dichas facturas, entonces estos programas informáticos se convierten en un apoyo para el manejo de tu negocio.
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Los softwares de facturación están pensados para ayudarte a llevar el control de tus finanzas y tu contabilidad de una manera rápida, segura y eficiente al simplificar el proceso en unos pocos pasos. No importa qué tanto conozcas sobre temas contables, estas plataformas de sistema de facturación electrónica lo resuelven todo. Así, podrás cumplir con tus obligaciones fiscales sin complicación alguna.
Características de los sistemas de facturación
Para tomar en consideración un sistema donde se integre la facturación electrónica deberá por lo menos cumplir con ciertos requisitos esenciales:
- Plantilla de facturación. Este es el elemento básico, proporcionando el CFDI para cada tipo de operación con sus respectivos campos de llenado (número de factura, fecha de emisión, datos de emisor y receptor. descripción de la transacción, impuestos, importe final).
- Seguridad de los datos. Debe tratarse de un programa con total garantía de seguridad, pues alojará datos sensibles; al mismo tiempo, debe proporcionar respaldos para evitar extravíos.
- Experiencia de usuario. El uso del sistema no debe representar dificultad alguna, siendo intuitivo y sencillo, además de poder compaginarse en distintos sistemas operativos y ser responsivo con todo el crecimiento del negocio.
- Soluciones a medida. La plataforma debe adaptarse a las necesidades/ a los procesos en específico/ a la operación de pequeñas, medianas y grandes empresas.
Por lo cual, elegir un servicio de facturación electrónica para tu negocio es la opción más inteligente para tener integradas todas las soluciones en una sola plataforma, ofreciendo la ventaja de sencillez de uso y que además no es el único beneficio que lograrás.
Ventajas de los sistemas de facturación electrónica frente al portal del SAT
En la época previa a la digitalización podría haber sido menos compleja por la carencia de esos filtros digitales, pero en cambio representaban mayores costes, pérdida de tiempo, dificultades para archivar y sobre todo errores de llenado que comúnmente derivaban en problemas con la autoridad hacendaria. Los actuales CFDI permiten contar con:
- Asesoría. Los usuarios tienen un acompañamiento en cualquier punto, para resolver sus dudas y sacar el mejor provecho de la plataforma.
- Bajos costos. Al implementar un sistema de facturación electrónica reducirás costos y tiempo.
- Rapidez. A diferencia de la página del SAT que muchas veces llega a saturarse con el tráfico, los sistemas de facturación online tienen el soporte técnico adecuado para permitir el uso simultáneo de hasta 250 usuarios, resultando en un ligera, responsiva y eficiente.
- Respaldo de información. En la nube tendrás todo guardado y te olvidarás de extraviar facturas.
- Olvídate de los errores. Con capturar una sola vez los datos de tus clientes para contar con cada dato preciso, ayudando también a reducir tiempos.
- Envíos automatizados. Con el Proveedor Autorizado de Certificación trabajando de forma inmediata para timbrar los CFDI, no hay procesos intermediarios que debas llevar a cabo. Los clientes y el propio SAT recibir tu envío, que se queda en tu base de datos.
- Imagen más profesional. El hecho de emplear facturas personalizadas y contar con el apoyo de un facturador electrónico, hará que tu empresa tenga una presencia más sólida.
- Simplificación de procesos. Todas las etapas de contabilidad de tu negocio se integran en una plataforma que te permite gestionarlas de forma sencilla.
Uxbilink VS Portal del SAT
Si las ventajas anteriormente mencionadas de utilizar sistemas de facturación electrónica online no son suficientes, descubre cuáles son los puntos a favor de emplear este sistema por encima de facturar en el SAT. Aquí te enumeramos algunas de las razones para elegir Uxbilink:
- Plataforma amigable e intuitiva.
- Siempre está en constante actualización sobre las especificaciones de Hacienda.
- Se pueden generar facturas automatizadas según el proceso de tu negocio.
- Te permite personalizar tus facturas.
- Contamos con un equipo de service desk para resolverte todas tus dudas.
- Puedes generar reportes personalizados desde el sistema para saber cuántas facturas generaste en distintos periodos.
- Se puede conectar el sistema con tu página web y tu plataforma de ecommerce.
- Puedes consultar fácilmente las facturas por número de folio y tener total control de las mismas.
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