Cómo ya hemos comentado en otras entregas, un sistema ERP tiene la capacidad de integrar a todas las áreas de una empresa, desde compras, almacén, planeación financiera, contabilidad, etc. Sin embargo, hoy pondremos especial atención a la parte de ERP para ventas y platicaremos como la gestión comercial desde un sistema ERP ayudará a convertir a tu empresa en un negocio que no sólo vende más, si no, que es más rentable.
Principales funciones de un ERP para ventas
Antes que nada, platiquemos de cuales son las principales funciones que realiza un ERP para ventas:
- Registro de actividades.
Nuestro sistema ERP para ventas puede ser vinculado al CRM, esta vinculación nos ayudará a conocer las actividades de nuestra área comercial y asegurarnos que cada uno de nuestros clientes y prospectos tengan un adecuado seguimiento de acuerdo a nuestras políticas de atención al cliente.
- Detección de seguimientos.
Vinculado al punto anterior, nos gustaría enfatizar un poco más sobre la importancia del seguimiento al cliente, ya que con la ayuda de un ERP para ventas y un CRM podremos determinar cuales son los puntos de seguimiento y tiempos de contacto a nuestros clientes, y a través de estas herramientas monitorear y validar que estos seguimientos se ejecuten en tiempo y forma, una correcta atención al cliente podría convertirse en una de nuestras ventajas competitivas más importantes en el mercado, si esta es consistente y sólida y ayudará a fincar una confianza en nuestra organización difícil de igualar.
- Emisión y registro de propuestas comerciales.
A través de nuestro sistema ERP para ventas el agente comercial podrá elaborar cotizaciones, facturas, levantamientos de pedido, etc. De acuerdo a los precios acordados y políticas de descuento autorizadas vía sistema, este registro también nos ayudará a conocer en tiempo real el valor monetario de las negociaciones que nuestra fuerza comercial está trabajando día con día.
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Registro de demanda.
Una vez que nuestra área comercial ha logrado concretar sus ventas, el seguimiento de la misma deberá ser a través del sistema ERP para ventas, para con ello detonar la solicitud de pedido a nuestra área de almacén, estos registros nos ayudarán a tener un estricto control de nuestra demanda, temporalidad, clientes y regiones.
- Control de inventarios.
Así mismo, el registro de la demanda e integrando a nuestro ERP al área de compras, podremos tener un adecuado control de inventarios y conocer en tiempo real el stock con el que contamos para poder hacer promesas comerciales, e incluso podremos saber cuáles serán nuestras próximas entregas y fechas de recepción para poder dar información a nuestros clientes que nos permita colocar próximas órdenes de compra.
- Manejo y control de POS.
Ahora bien, si tu negocio cuenta con varios puntos de venta (POS) un sistema ERP para ventas hará que el control que tengas sobre cada una de tus sucursales sea mucho más ágil, correcto y verás en todo momento, al integrar el sistema de venta de las sucursales a tu sistema ERP, con el que podrás saber cuanto vendieron en cada tienda, puntos de reorden y productos con mayor y menor rotación, lo que te ayudará a tomar mejores decisiones de distribución.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP?
Ahora que ya sabemos que es lo que podemos hacer con un ERP para ventas, ahora platiquemos de los beneficios de estas funciones, y es aquí donde veremos reflejados los resultados en la rentabilidad de nuestro negocio:
- Control de políticas de ventas.
Muchas veces nos encontramos que nuestra fuerza comercial no conoce nuestras políticas de ventas o bien, las ignora y ofrece a nuestros clientes precios o descuentos fuera de nuestro margen lo que nos deja con una operación poco rentable, gracias al sistema ERP para ventas podemos tener un control de los márgenes máximos de negociación, evitando así que se entreguen propuestas comerciales que no generen la rentabilidad esperada por cliente.
- Control en listas de precios especiales.
Con nuestro sistema ERP para ventas podemos crear listas especiales por grupos de clientes, descuentos o negociaciones especiales pre autorizadas por la gerencia de la empresa y acorde a los márgenes esperados de rentabilidad, esta función nos ayudará a evitar ofrecer un precio incorrecto a un cliente o fuera de nuestros márgenes de rentabilidad esperada.
- Reducción de costos y mejora de herramientas digitales de ventas.
Gracias al ERP para ventas podemos mejorar los costos de venta al evitar el uso de catálogos físicos y tiempo desaprovechado validando stocks disponibles para venta, si el ERP lo permite podremos tener una APP con la cual podamos consultar nuestros inventarios, catálogos y fichas técnicas para facilitar la venta de nuestros productos, e incluso podríamos dar un acceso especial a nuestro cliente para que el mismo pueda acceder a nuestro sistema y realizar sus pedidos en línea, revise sus estados de cuenta, estatus de su crédito, etc. Reduciendo así de manera importante el costo de venta y gastos de cobranza.
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Generación de indicadores.
Cómo bien sabemos, lo que no se mide no se puede mejorar, y ¿Cómo podremos saber cómo mejorar a nuestra área comercial si no llevamos una métrica de su desempeño? Con el registro de los puntos que hemos mencionado en esta entrega podremos entender los KPI’s de cada colaborador, eventuales necesidades de capacitación, entre otros elementos que permitan a la organización una oportuna toma de decisiones.
- Veracidad de la información.
Lo más importante que nos otorga un ERP para ventas es contar con información, verás y oportuna en el momento de saber cuál es el estado del negocio y con ello tomar decisiones, así mismo, esto nos ayudará a cerrar negocios con nuestros clientes con información correcta y por ende consolidar la credibilidad de nuestra empresa ante nuestros clientes y colaboradores.
- Cálculo de demanda.
Un correcto manejo de inventarios es de los factores que más impactan en la rentabilidad de una empresa, el conocer que productos de nuestra gama tienen más rotación y su temporalidad nos ayudará a planear nuestras compras de abastecimiento con tiempo buscando las mejores opciones de proveeduría, traslado y tiempos de entrega.
- Escalabilidad del negocio.
Un sistema ERP para ventas, nos permitirá administrar la escalabilidad de nuestro negocio ya que con la misma herramienta podremos controlar el trabajo de 5, 20, o 50 agentes de ventas con el mismo esfuerzo y bajo las mismas políticas.
- Proyección de ventas.
Con el registro de las propuestas comerciales en negociación y el histórico de ventas podremos tener un pronóstico sobre nuestras ventas futuras y con ello podremos tener una planeación financiera correcta.
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Inmediatez de respuesta.
Por último, una de las grandes ventajas que nos brinda un ERP de ventas en la nube es la respuesta inmediata gracias a la disponibilidad de información en tiempo real, lo que nos permite dar respuesta a nuestros clientes en el momento y favorecer a la rapidez de los cierres comerciales.
Descubre aquí como digitalizar tu empresa y aumentar tu productividad.
Cómo hemos visto, el establecimiento de políticas claras y regularlas a través de una herramienta como un ERP nos permite sumar valor a nuestro negocio y al mismo tiempo diferenciarnos en el mercado, si deseas poner estas acciones en práctica puedes ponerte en contacto con nosotros y un Business Consultant Uxbi se pondrá en contacto contigo para ofrecerte una asesoría.
Alejandra Monroy Barraza
Business Development Manager.
