La contabilidad es una de las áreas de mayor importancia para las empresas debido a que, a través de ésta, se lleva un mejor control de la gestión del negocio mediante el registro de sus ingresos y egresos y de las deudas o créditos con los que se cuentan. Con la revolución tecnológica que se ha vivido en los últimos años, este campo no estuvo exento de sufrir diversas transformaciones, por lo que hoy en día es común que las compañías cuenten con un sistema electrónico de contabilidad que les permite realizar estas actividades de manera más eficiente.
Es así que en la actualidad estos sistemas son considerados como una de las mejores inversiones que puede hacer una empresa porque permite automatizar ciertos procesos que a su vez generan un ahorro de tiempo y costos. De igual manera, en México es una herramienta útil para que los contribuyentes lleven al día sus registros y documentos y puedan presentarlos de una manera más sencilla ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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Las ventajas de un sistema electrónico de contabilidad
Tradicionalmente, para las empresas era necesario contratar personal con numerosos conocimientos en contabilidad y finanzas y que, además, conociera a la perfección todos los procesos obligatorios de fiscalización. Aunado a esto, todos los datos contables se imprimían y quedaban registrados en papel, por lo que era imprescindible contar con un alto nivel de organización que permitiera mantenerlos ordenados.
Gracias a los avances tecnológicos, desde hace más de una década es posible que las empresas cuenten con un sistema electrónico de contabilidad que no sólo les permita llevar un mejor control de su información contable, sino también les ayude a preparar, supervisar y enviar tales datos financieros a las autoridades competentes, como lo es el SAT.
De esta manera, la transformación digital de una compañía pasó de ser una necesidad a ser algo indispensable, ya que desde 2014 es obligatorio que todos los registros que se envíen al SAT sean en formato electrónico, con el fin de agilizar los procesos. Asimismo, esto proporciona un sistema más seguro tanto como para los contribuyentes como para las mismas autoridades.
Es así que contar con un sistema electrónico de contabilidad trae diversos beneficios para las empresas; sin embargo, es importante que éstos se actualicen periódicamente debido a que la tecnología evoluciona día con día. Con la llegada de la reforma fiscal en 2022 y la transición hacia los CFDI 4.0, fue necesario realizar cambios en la emisión de las facturas debido a la modificación de ciertos regímenes.
La vigencia de las empresas a través de la contabilidad electrónica
Se ha mencionado ya que un sistema electrónico de contabilidad le trae muchas ventajas competitivas a las compañías y les permiten realizar sus operaciones de una manera más ágil y sencilla. Su importancia va más allá de estos beneficios debido a que, desde la empresa más pequeña hasta los grandes corporativos, tienen la obligación de tener un panorama amplio sobre sus finanzas para así mejorar la toma de decisiones.
Al no transformar digitalmente al área contable de la empresa, no se tendrá organización sobre la información financiera, ya que con el sistema tradicional los datos se anotan en libros y registros físicos, lo que provoca que el margen de errores sea demasiado alto.
Aquellas empresas que no lleven un control sobre su contabilidad y desconozcan la información vital sobre sus finanzas, pronto comenzarán a deteriorarse y a incumplir con sus objetivos de negocio, lo que inevitablemente las llevará a desaparecer. Es así que mantenerse actualizado es fundamental para la permanencia y evolución de un negocio.
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¿Cómo implementar este tipo de contabilidad?
La implementación de un sistema electrónico de contabilidad, en primera instancia, conlleva una fuerte inversión tanto de tiempo como de recursos que mostrará sus beneficios al poco tiempo de instalada. Es así que la primera recomendación es elegir cuidadosamente el software que se utilizará así como ver los precios, las ventajas y las desventajas de cada uno de ellos; además, también debe adaptarse a las necesidades de la empresa.
Una vez que se haya adquirido el más óptimo, es indispensable establecer capacitaciones para que el personal aprenda a utilizarlo y así evitar errores o fallos en los procesos del software. Después, es importante migrar todos los datos financieros existentes hasta este nuevo sistema electrónico de contabilidad; en caso de que dicha información se encuentre en registros físicos, se debe migrar manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo de trabajo. Este es un paso imprescindible, ya que es necesario guardar la información contable en un mismo sistema para poder tener un fácil acceso a ella.
Por último, como ya se ha mencionado, se deben realizar actualizaciones constantes al sistema, lo que permitirá que continúe vigente a lo largo de los años y que sea capaz de realizar todos los procesos fiscales que solicita el SAT.
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Fuente: Gobierno de México
