Ante los constantes cambios del mundo actual y la acelerada evolución de las tecnologías, procesos y otros ámbitos durante la última década, las palabras “actualización”, “modernización” o “automatización empresarial” se han convertido en una constante en el mundo empresarial, lo que para unos representa desarrollo y competitividad, mientras que, para algunos otros, significan dolores de cabeza y gastos.
Y es que, entre más pasa el tiempo, cada vez existen más y más aplicaciones y softwares con enfoques muy parecidos y otros muy diferentes, los cuales, son de gran importancia no solo para los negocios o empresas, sino para la sociedad en general y otro tipo de organismos.
Especialmente para los micro negocios y las pequeñas y medianas empresas (pyme), la implementación de tecnologías puede resultar en un proceso más complicado, y no únicamente por los recursos económicos con los que puedan contar o no, sino también por un tema de infraestructura y aplicación.
No obstante, existen muchas formas en las cuales los pequeños empresarios pueden comenzar con una transición que les permita el crecimiento y ser más competitivos, ya que el punto de partida, en muchas ocasiones, es más complicado que el camino hacia la digitalización y automatización empresarial.
Descubre cuáles son los 4 retos de las pyme en el mundo actual.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización en las empresas hace referencia a la gestión y coordinación de los procesos internos de una organización en algunas áreas, departamentos e incluso en la totalidad de la compañía.
Esta práctica consiste en la implementación de tecnologías y utilización de softwares para ejecutar las operaciones comerciales y actividades internas que resultan repetitivas e implican un proceso de ejecución que generalmente involucra varios pasos.
Poner en marcha la automatización de los flujos o procesos empresariales tiene diversos objetivos que van más allá de una transformación tecnológica o una migración digital de las actividades, ya que, además de eso, se busca lograr la optimización máxima y eficiencia de las operaciones, así como el ahorro de tiempo y de recursos.
La automatización empresarial no es una tarea fácil, pues involucra invertir recursos, realizar esfuerzos y un tiempo de aprendizaje y adaptación de los colaboradores para poder obtener el mayor provecho.
Además de lo anterior, es importante resaltar que esta estrategia puede ser compleja, pues generalmente se conecta con diferentes sistemas de TI de la organización, lo que puede dificultar la automatización.
¿Cómo implementar la automatización en una empresa?
Para comenzar con una automatización de procesos, antes deben tenerse en cuenta diversos factores para así tomar la mejor decisión y orientarse con el enfoque correcto (además de contar con los recursos para el software y la infraestructura tecnológica para hacerlo).
Si bien no existe una fórmula para comenzar con esta implementación, sí hay aspectos clave que deben tenerse en cuenta para ejecutarlo de manera adecuada.
- Seleccionar las operaciones aptas para la automatización
No todas las tareas pueden realizarse de forma automática, pues hay algunas que requieren del esfuerzo humano.
Con esto es posible identificar qué actividades pueden automatizarse y, de esta forma, seleccionarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa y saber el alcance de esta estrategia.
- Elección adecuada de proveedor
Es fundamental contar con un proveedor que brinde el sistema ideal y que cumpla con cubrir las necesidades del cliente, ya que no todos los softwares están dirigidos al mismo tipo de empresas o industrias.
Adicionalmente, elegir bien al proveedor puede evitar gastos de más en sistemas que no cubren las funciones o que se superponen a ellas.
- Definir el mapa de procesos
Una vez que se seleccionaron las actividades que serán automatizadas, es necesario diseñar un plan del procedimiento a seguir para que estas se ejecuten correctamente y se obtengan los resultados esperados.
Beneficios de automatizar un negocio.
A pesar de que la implementación y la transición a una digitalización empresarial puede ser complicada y, en principio, requiere de capital, lo cierto es que trae múltiples ventajas una vez que se pone en práctica este tipo de gestión, siendo algunas de ellas:
- Disminución en los costos
La primera de las ventajas palpables es la reducción en el costo, pues al ejecutarse actividades de manera automática, el ahorro al no contratar más colaboradores para llevar a cabo esas actividades es muy significativo.
- Mayor productividad
Al automatizar algunas de las operaciones del negocio, se tiene la seguridad de los resultados que esto puede brindar.
Además de eso, los empleados pueden enfocarse en otras actividades que sean de mayor impacto, y de esta manera, es posible tener personal más productivo y satisfecho al no realizar las mismas tareas repetitivas diariamente, además de que se fortalecen sus habilidades en otras áreas.
- Menor cantidad de errores
Es de humanos equivocarse, especialmente cuando existe una fatiga o desmotivación, por lo que al contar con un software que ayude a automatizar los procesos con la información, los datos exactos y la precisión requerida, no solo reducirá exponencialmente la cantidad de errores, sino que, incluso, puede erradicarlos.
- Toma de decisiones más precisa y rápida
Al tener recolectada y analizada la información con grandes estándares de precisión, la toma de decisiones es mucho más sencilla y segura.
También, es posible hacerlo de manera más rápida y ágil debido a la velocidad con la que estos softwares se ejecutan, pudiendo rectificar elecciones a tiempo y efectuando aquellas que son inmediatas o urgentes.
Implementar la automatización empresarial no es una tarea fácil, pues requiere de varias cosas, pero en compañía de profesionales se pueden obtener una gran cantidad de beneficios que, al paso del tiempo, tú, tus colaboradores y tu empresa lo agradecerán.
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