Como empresarios y dueños de un negocio, es importante siempre estar al tanto de las finanzas y las operaciones que se llevan a cabo tanto dentro como fuera de la unidad de trabajo, especialmente, de las pérdidas financieras.
Y es que todas las compras, ventas y cualquier tipo de gasto o ingreso que se realice en una compañía, por más pequeña o grande que esta sea, se debe conocer a profundidad por los dueños, gerentes o personas encargadas del negocio para evitar fugas de dinero.
Estas fugas, con el tiempo, pueden generar grandes pérdidas económicas y ocasionar diversos tipos de problemas. Si no se conocen, si no se tienen bajo observación y si no se tiene un cuidado, puede, incluso, llevar al negocio a una crisis.
Por otro lado, existe también la fuga de información o datos empresariales, que, en este caso, puede representar un riesgo mayor y un tema más delicado.
La seguridad con la que se debe contar para realizar una protección de datos eficiente no muchas empresas la tienen, sobre todo, las PyMES que se encuentran en crecimiento.
Y es que la fuga de información puede ir muy de la mano con pérdidas económicas, ya que, con esto, los costos, estrategias internas, o cualquier otro dato de la empresa que no sea de conocimiento público, puede poner en peligro sus operaciones y perder competitividad, además de exponerse a nivel social y empresarial.
En cualquier caso, el tener una fuga financiera representa siempre un riesgo y un peligro para los negocios, llevándolos a pasar por una crisis, tener pérdidas o, incluso, irse al pique en su competitividad y operaciones.
Es fundamental implementar estrategias para que ninguna de estas cosas suceda.
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¿Cómo evitar las pérdidas financieras?
Hoy en día es ampliamente recomendado por expertos y diversas asociaciones empresariales la migración a procesos y sistemas digitales que ayuden a las empresas.
Entre los tantos motivos, se encuentra el de la innovación empresarial y estar al día con los recursos tecnológicos que ofrecen a los negocios y estas, a su vez, a los clientes.
Siendo así, uno de los beneficios de contar con sistemas empresariales que controlen y regulen las operaciones financieras, es que migrar a sistemas automatizados de pago ayudará a mantener las entradas y salidas de efectivo en orden.
Existen varias recomendaciones que, de aplicarlas, pueden ayudar a tu negocio a reducir y bloquear las pérdidas financieras:
- Evitar los pagos en efectivo.
Manejar la totalidad de las transacciones a través de tarjeta de crédito o débito es una gran forma de controlar eficientemente los ingresos y los egresos del negocio.
A través de esto, se puede dar un seguimiento exacto de montos y fechas.
Adicionalmente, si se cuenta con un sistema empresarial, es posible dar un seguimiento en tiempo real a todos los movimientos.
- Revisar el inventario.
Es sumamente importante tener datos precisos sobre los insumos que se encuentran almacenados en una bodega, o bien, tener registrados los últimos movimientos de los productos que se vendieron.
Realizar estos conteos es fundamental para evitar robos o descuidos por parte del personal.
La información necesaria para registrar es: qué entra, que sale, en qué cantidad y cuándo. Y por supuesto, quién fue la persona que autorizó la operación.
Es muy recomendable contar con un sistema administrativo que ayude a tener el control.
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Control de viáticos.
De no tener bajo control gastos como transporte, alimentos o pagos de estacionamiento, por ejemplo, pueden acumularse de manera silenciosa y terminar teniendo un impacto muy negativo en el negocio, representando pérdidas financieras a mediano y largo plazo.
- Pagos a tiempo.
Esto puede sonar bastante obvio, pero la realidad es que esta parte muchas veces se descuida, trayendo consecuencias.
Los retrasos en el cumplimiento de pagos de la empresa pueden terminar generando gastos innecesarios y penalizaciones.
Llevar un control minucioso de los próximos vencimientos, y si es posible aprovechar los descuentos por pronto pago que ofrecen algunos proveedores es una gran forma de deshacerse de estas deudas.
Contar con un sistema administrativo ayudará bastante en la calendarización y programación de pagos con información exacta.
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Responsabilidad financiera de los empleados.
Para evitar las pérdidas de mercancía en la bodega y por ende, las pérdidas financieras, el robo hormiga en las tiendas o los gastos innecesarios en material de oficina, es necesario establecer límites y hasta sanciones, dependiendo de la gravedad del incidente, de lo contrario, los empleados no tendrán el debido cuidado.
Esto va de la mano con el conteo de inventario, ya que, de hacerlo eficientemente, es posible darse cuenta si se cometió un robo de acuerdo con las transacciones registradas.
Capacitar a los empleados a utilizar un sistema ERP para disminuir al máximo estas pérdidas, es una buena forma de que todos conozcan los procedimientos para mitigar las fugas económicas.
Es importante contar con un sistema ERP que ayude en las funciones de control de gastos y en otras áreas que pueden representar fugas y pérdidas financieras, dependiendo de lo que identifique la empresa.
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Fuentes: Forbes, MiPropioJefe.
