La contabilidad electrónica hoy en día es una parte fundamental de cualquier actividad empresarial y de negocios, ya que permite tener un control sobre todas las operaciones internas y externas que involucren temas financieros, además de que brinda mayor conocimiento sobre los mismos y facilidad al migrar a procesos digitales.
Su importancia va más allá de los registros financieros en cuanto a ingresos y egresos, ya que la contabilidad en su totalidad, es un departamento y una herramienta que tiene la gran misión de calcular los impuestos y dar cumplimiento a las obligaciones fiscales.
Esto la convierte en una ciencia fundamental e indispensable para cualquier actividad empresarial, no solo para unas finanzas sanas y registros de pagos, sino también para cumplir adecuadamente y al pie de la letra, con las obligaciones que impone el SAT.
De no contar con una buena contabilidad en un negocio, puede generar problemas no solo con el capital, sino también en cuanto a la situación fiscal de la empresa.
La importancia de un departamento contable va más allá de las finanzas de la compañía; es, incluso, esencial para el cumplimiento de obligaciones dictaminadas por un organismo como el SAT.
De no tener atención en la contabilidad de un negocio, se pueden contraer sanciones que van desde multas, hasta una potencial clausura de los establecimientos que, de forma consciente o inconsciente, incumplan sus obligaciones tributarias.
Sin embargo, no solo consiste en tener una buena contabilidad, sino de contar con las herramientas suficientes que ayuden y automaticen las operaciones contables, disminuyendo el margen al error humano ante sistemas ERP que recaban y contienen la totalidad de la información.
La contabilidad electrónica aumenta la rapidez, disminuye el riesgo al error, y mantiene al día los procesos necesarios e indispensables para las finanzas del negocio y su situación fiscal.
¿Cuál es la función de un departamento contable?
Sin importar el tamaño del negocio, es necesario contar con una persona encargada de la totalidad de la actividad contable de la empresa, o bien, contar con un departamento encargado de esto.
De cualquier manera, sea una sola persona o un departamento entero encargado de la contabilidad, las funciones son exactamente las mismas.
Entre las actividades generales de un departamento contable, se encuentran:
- Registros de entradas y salidas.
- Clasificación de gastos.
- Transacciones.
- Asuntos fiscales.
- Inventarios.
- Balances económicos.
- Estados financieros.
- Estadísticas empresariales u organizacionales.
No obstante, el departamento se especializa en funciones muy específicas para continuar desarrollando sus labores, entre las cuales, se encuentran:
- Llevar el registro de las actividades económicas.
- Elaboración de las cuentas anuales.
- Coordinación de los documentos legales y fiscales.
- Registro de cobros y deudores.
- Pagos del personal.
- Liquidaciones, vacaciones, aguinaldos y finiquitos.
- Relaciones de pago de los impuestos.
- Control de movimientos financieros.
- Asuntos fiscales (SAT, hacienda, entre otros)
- Control de gastos internos y externos.
- Elaboración y análisis de libros contables.
- Realización de impuestos.
- Elaboración de inventarios.
- Análisis de la situación financiera actual.
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¿Cómo me beneficia la contabilidad electrónica?
La contabilidad tradicional, es decir, la que se realiza a través de lápiz y papel, cuadernos y libros, ha estado sometida al error humano, y debido a esto, se han presentado grandes problemas a nivel empresarial y fiscal.
Cuando una persona llena los campos o hace sumas con anotaciones mediante tintas o lápices, es posible confundirse con un número o llenar erróneamente un campo, además de ralentizar considerablemente las actividades de un departamento contable.
Sin embargo, haciendo uso de sistemas ERP en los cuales se mantenga la totalidad de las operaciones y registros contables, los errores humanos disminuyen drásticamente debido a la facilidad para utilizar la contabilidad electrónica y a la claridad con la que se realizan todos esos procesos.
Entre los muchos beneficios de llevar la contabilidad electrónica, se encuentran:
- Almacenar toda la información electrónicamente permite un manejo eficaz y consultoría inmediata de los datos financieros de la empresa.
- Se produce y entrega la información contable en poco tiempo.
- Permite simplificar el control, registro y manejo de las operaciones, resultando en menos errores.
- La información al ser cruzada se hace de forma automatizada y verificable.
- En consecuencia, la contabilidad estará en línea.
- Permite compartir, respaldar y administrar de forma más sencilla.
- La información contable de forma electrónica cuenta con mayor resguardo al contrario de la de papel que se puede extraviar.
- Mayor confidencialidad con la información.
- No se pierde tiempo en hacer colas y trasladar cajas con la información hasta las oficinas tributarias.
¿Cuáles beneficios otorga ante el SAT?
Cuando se utiliza la contabilidad electrónica en un negocio, esta brinda grandes beneficios que ahorran tiempo, principalmente.
A través de esto, se puede enviar la información al SAT por medio de un formato electrónico “xml”, el cual, puede ser depositado en un buzón electrónico.
De esta manera, es posible utilizar las nuevas tecnologías con mayor facilidad, y ejecutar trámites en el portal tributario y enviar información de forma rápida y sencilla.
Y aún más importante, llevar la contabilidad electrónica a través de sistemas ERP permite ser puntuales al llevar todos los cálculos de una manera más sencilla.
Otro de los beneficios, es la facilidad que se tiene para poder llevar a cabo auditorías internas en caso de ser necesario o, si el SAT lo solicita, también podrá realizar las auditorías necesarias de forma rápida y eficaz.
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