Con la llegada de la tecnología, las empresas ahora tienen diversas herramientas a su alcance que les ofrecen soluciones y optimizan ciertos procesos. Tal es el caso de los sistemas de contabilidad inteligente, que facilitan tareas de gestión y mantienen la información en orden y actualizada.
Si te interesa implementar un sistema de este tipo en tu empresa, te contamos todo lo que necesitas saber para hacerlo de la manera correcta.
Te compartimos: ¿Por qué el análisis de datos puede mejorar el rendimiento de tu empresa?
¿Qué es un sistema de contabilidad inteligente?
Es un programa informático que es capaz de sistematizar y simplificar tareas relacionadas con el área contable. Con un sistema de contabilidad inteligente queda registrada de manera ordenada toda la información de operación de una empresa. Esto puede ser las ventas, los gastos, las compras, las nóminas de los empleados y cualquier otro detalle relacionado con las actividades de la empresa. Inclusive pueden amoldar la gestión tributaria a los parámetros y exigencias de las autoridades.
Existen distintos tipos de sistemas que optimizan estos procesos. Cada empresa decide cuál implementar dependiendo de sus necesidades. A continuación veremos de qué tratan cada uno:
- Hojas de cálculo: Esta es la más sencilla, pues se integra de la información más básica, como ventas, compras e inventario. Es utilizada por aquellas empresas que tienen un flujo de contabilidad pequeño.
- Software contable comercial: Cuenta con un sistema más especializado de automatización que permite llevar los registros y obtener informes con históricos en cuestión de segundos. También abarca lo referente a facturación e inventarios.
- Software contable empresarial: Estos son los sistemas más avanzados y utilizados por las grandes empresas. Además de la contabilidad, también está compuesta por diferentes módulos que ayudan a la buena gestión de una empresa en general.
¿Por qué implementar un sistema de contabilidad inteligente?
Contar con un sistema de contabilidad inteligente puede traer muchos beneficios para las empresas que lo implementen. Se ha mencionado ya, por ejemplo, que facilitan la gestión y organización de la información de todos los ingresos y gastos que realiza una empresa. También permite observar y analizar todos los movimientos financieros al instante, lo que puede resultar de suma importancia para aquellas empresas en expansión.
Lo anterior trae dos grandes beneficios. En primer lugar, hay una optimización del tiempo, pues ya no es necesario invertir una gran cantidad de horas en el registro de la información contable. Con un sistema de contabilidad inteligente, esto se realiza en cuestión de segundos. Por otra parte, se minimizan los riesgos por error humano. Gracias a este sistema, se obtiene información más precisa y certera al momento de realizar informes.
También, con la libertad de acceso que otorgan este tipo de sistemas, se puede ingresar a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Toda la información se concentra en la nube, por lo que se puede visualizar la información siempre y cuando se tenga acceso a internet.
Asimismo, los datos financieros de una empresa son la información más valiosa, por lo que contar con un software contable puede ayudar a la privacidad de éstos. Se puede construir una estructura de seguridad interna y dar acceso solamente a las personas de confianza. De esta manera, se evita que la información caiga en manos equivocadas.
Por último, se ha mencionado que los mejores sistemas de contabilidad inteligente ayudan también a la gestión tributaria. Esta parte se adhiere a las normas fiscales de manera automática por lo que se mantiene un flujo de trabajo transparente.
Te recomendamos: ¿Cómo una buena contabilidad electrónica te beneficia ante el SAT?
Cinco pasos para implementarlo
En caso de que se busque a migrar a un sistema de contabilidad inteligente se recomienda seguir los siguientes pasos.
Primer paso: Evaluar la capacidad de adaptación de la empresa. También hay que tomar en cuenta los recursos disponibles y la historia que ha tenido la empresa hasta el momento.
Segundo paso: Definir cuáles son las necesidades reales de la empresa y con esto se definirá cuál es el software que mejor se adapta a éstas. Cada compañía cuenta con características específicas que necesitan soluciones concretas.
Tercer paso: Elegir un sistema que sea sencillo y fácil de manejar. Todo cambio trae un proceso de adaptación consigo en el que se aprende y se termina de familiarizar con el nuevo producto. Contar con un sistema flexible de manejar hará que este proceso sea más sencillo de llevar y termine más rápido.
Cuarto paso: Investigar acerca de los sistemas de contabilidad inteligente en los que se está interesado. Esto es revisar los casos de éxitos que ha tenido cada software y asegurarse que la inversión que se hará será la apropiada. También se pueden utilizar las pruebas gratuitas que ofrecen para explorar sus funciones.
Quinto paso: Asegurarse que el sistema incluya otras múltiples opciones que ayudarán a la gestión de la empresa y no solamente la parte contable. Esto conviene sobre todo a las grandes empresas que buscan optimizar más procesos y así eviten contratar servicios adicionales.
Con estos sencillos pasos, se logrará migrar a un software de contabilidad y esto traerá grandes beneficios a las empresas que lo hagan.
Uxbi ofrece soluciones a través de los sistemas ERP para administrar la totalidad de tu empresa y contar con un software que analice datos.
Contáctanos en contact@uxbilink.com
