Al iniciar una empresa los emprendedores solo tienen una cosa en mente, crecer. Pero al crecer y expandirse, muchos pierden el control, teniendo pequeñas fugas que pueden mermar todos los esfuerzos haciendo más complicado ese objetivo sin una correcta optimización de inventario.
Cuando la empresa crece, igual crece la nómina, el espacio, la producción y la maquinaria, por lo tanto, también los puntos ciegos.
Es aquí donde un buen control de inventarios puede hacer la diferencia. No puedes saber cuánto estás ganando si no sabes qué es exactamente lo que estás vendiendo y cuánto te queda en existencia.
Tener un panorama amplio con los informes detallados pueden ser de gran ayuda, pero ¿Sabes qué es un inventario y si lo estás haciendo de manera correcta?
¿Por qué hacer una optimización de inventario?
El inventario, por definición, es el registro de los bienes tangibles que se encuentran en existencia en una empresa.
Esto puede ser usado ya sea para su almacenamiento, conocer cuántas piezas se pueden ofertar o concordancia en ventas.
El control de inventarios es sumamente importante, por lo tanto, es recomendable periódicamente hacer una optimización de inventario, aunque sabemos que puede ser tedioso y muchas empresas no lo hacen de manera correcta.
Pero con una mala práctica de este proceso puede ser muy sencillo el robo hormiga, la descomposición de productos perecederos, un mal rendimiento en tus productos o incluso hasta el descontento de los clientes al negarles un producto o servicio.
Por suerte, las empresas pueden apoyarse en la tecnología, existen muchas herramientas como los sistemas ERP que hacen más sencilla la tarea de inventariar desde una pyme hasta una empresa multinacional.
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¿Qué tipos de inventarios existen?
Aunque existen una gran variedad de inventarios, vamos a mencionarte los que son más comunes o funcionales en la práctica para las empresas.
Inventario inicial
Se realiza cuando inicias con las operaciones de tu empresa. Este se realiza al inicio del periodo contable y antes de que se realice la primera venta.
Inventario final
Se realiza al término del periodo contable, ya sea mensual, bimestral, semestral o al año. Esto se realiza al conocer todas las ventas realizadas al término de todas las operaciones mercantiles.
Inventario anual
Como su nombre lo dice, se lleva a cabo una vez al año, aunque no necesariamente sea al término del año natural.
Inventario cíclico
Este inventario se realiza de manera regular durante el año, este inventario puede hacerse distribuido por segmentos, por ejemplo por caducidad o cada que se resurte alguna mercancía en específico.
Inventario permanente
Este inventario es de los más completos, se hace continuamente y en este se registran todas las entradas y salidas de artículos, materias primas, etc. Con este tipo de inventarios puedes saber en tiempo real que mercancía se encuentra disponible. Para este tipo de inventarios es recomendable tener una gestión de empresas 4.0, ya que se puede automatizar el proceso y la recolección de datos, además de tener un almacenamiento automatizado.
Inventario de existencias
Registra las entradas que se necesitan abastecer para cubrir los pedidos en un tiempo determinado de demanda.
Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas.
En este tipo de inventarios puede englobar los productos que por alguna razón ya no puede ser vendido, sin embargo es necesario para saber qué mercancía caducó, está maltratada o bien puede regresar al proveedor.
Inventario en cuarentena
Este refleja aquellos productos que deben ser almacenados por algún tiempo para su venta, es necesario para saber la cantidad de dinero que tendremos detenido o congelado, sin embargo sigue siendo un activo para la empresa.
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Los errores más comunes al hacer inventario
Al momento de hacer inventario irse a cualquier extremo es malo, pedir mercancía en exceso puede ser un desperdicio, mientras que pedir poca mercancía pudiera llevar a la falta de cobertura de la demanda.
1. No conocer la demanda
Dependiendo la mercancía y el rubro, para todas las empresas suele haber temporadas, en las que la demanda puede subir o bien no tener demanda, por eso es importante contar con datos exactos.
Los datos nos pueden dar un panorama amplio de como son las temporadas para la empresa y cuales son los mejores periodos para pedir cierta cantidad.
2. No contar con procesos automatizados
Aunque no es obligatorio, hacer un inventario con papel y lápiz puede llevar a cometer muchos errores.
Un sistema automatizado puede procesar más rápido la información, con un margen de error mucho menor.
Es importante contar con una persona capacitada para gestionar este sistema, aunque puede ser tardado capacitar a una persona en una herramienta nueva a largo plazo puede ser benéfico, ya que esa persona capacitada podrá hacer el proceso en menor tiempo.
3. Falta de comunicación
Antes de un inventario y después, el proceso pasa por muchos departamentos, no sería de mucha ayuda llevar a cabo una optimización de inventario si la comunicación con el proveedor es errónea.
Al contar con la información en tiempo exacto podremos determinar cuándo sería determinante surtir, o bien cuando debemos retirar del mercado algún producto fuera de stock.
4. Organización inadecuada
En un inventario conocemos exactamente cuántas piezas se encuentran disponibles, y como mencionamos podemos crear un inventario para las piezas que no pueden ser ofertadas.
Un error en la organización puede ser un conflicto, contando una cantidad de piezas apareciendo como disponibles, y no saber en qué estado se encuentra, lo cual nos daría un resultado falso.
5. Poca frecuencia de revisión de datos
Aunque como mencionamos, existen inventariados que pueden ser anuales, en la práctica lo común es hacerlo de manera regular.
Por eso es recomendable contar con un sistema ERP como el de Uxbi, el cual eficientiza la recolección de datos y nos puede dar información en tiempo exacto, para acortar los tiempos del personal asignado a esa tarea.
Uxbi ofrece soluciones a través de los sistemas ERP, en los cuales, puedes manejar el inventario de tu empresa y contar con un software que digitaliza tus procesos, contáctanos en contact@uxbilink.com
Fuente: Snuuper
