Cuando se habla de análisis de datos, esto quiere decir que, una empresa, institución, organización o una persona, se encargará de examinar y estudiar un conjunto de datos, sin importar su naturaleza.
Este análisis se lleva a cabo con el objetivo de obtener resultados y poder llegar a conclusiones sobre la información para la toma de decisiones, o para únicamente expandir el conocimiento sobre algún tema.
A pesar de que en muchos lugares esta actividad es comun, especialmente en las empresas se realiza de forma constante, tanto para mejorar sus procesos internos, agilizar actividades y hacer cambios en algunas áreas, como para incrementar sus ventas e implementar nuevas estrategias.
Sin embargo, existen una gran cantidad de datos que, por su volumen, complejidad, o simplemente por falta de tiempo para analizar, estos no pueden ser estudiados por el personal de un departamento o directivos de alguna empresa.
Sin importar cuál sea el motivo por el cual se hace omisión del análisis de datos, estos son una parte fundamental para las empresas no solo para mejorar en sus áreas y procedimientos, sino también para subsistir y elevar sus ventas.
Por ejemplo, en cuanto a los inventarios si una empresa no se encuentra monitoreando constantemente, puede llegar a niveles de inventario muy bajos que pueda meter en problemas el funcionamiento de la empresa.
Muchas compañías cuentan con sistemas ERP que agilizan la obtención no solo de los datos, sino de su análisis, ya que este tipo de software puede brindar los resultados con simplemente mantener la información almacenada en este sistema, por ejemplo, la información de ventas, contabilidad, inventario, etc.
Es aquí donde hoy en día, existe una gran relevancia en empresas que utilizan estos softwares, al ahorrar tiempo, esfuerzo, y tener un análisis correcto y de manera rápida.
¿Para qué sirve el análisis de datos?
Como se mencionó anteriormente, estos análisis tienen la finalidad de brindar resultados y conclusiones, no obstante, comenzar a ver todos esos beneficios, puede otorgarle a una empresa ventaja competitiva si se implementan acciones a tiempo y de forma precisa.
Lo que es un hecho, es que someter el análisis a través de un sistema ERP, brinda rapidez en el resultado y precisión, ya que, si lo realizara personal, a pesar de estar capacitado, el análisis de datos siempre estará expuesto al error humano y a invertir tiempo, no así con una computadora.
De acuerdo con QuestionPro, las ventajas que brinda un análisis correcto y efectivo son:
- Capacidad para tomar decisiones de negocios más rápidas e informadas, respaldadas por hechos.
- Ayuda a las empresas a identificar problemas de rendimiento que requieren algún tipo de acción.
- Comprensión más profunda de los requisitos de los clientes, lo que, a su vez, crea mejores relaciones comerciales.
- Mayor conciencia del riesgo, permitiendo la implementación de medidas preventivas.
- Puede verse de forma visual, lo que permite tomar decisiones más rápidas y efectivas.
- Puede proporcionar a una empresa una ventaja sobre sus competidores.
- Mejor conocimiento del desempeño financiero del negocio.
- Se ha demostrado que reduce los costos, por lo tanto, aumenta los beneficios
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¿Cómo un ERP analiza los datos?
Todo el flujo de información de la empresa y de todos los departamentos y actividades que la integran, se almacenan en estos sistemas.
Al existir la automatización, estos softwares son capaces de realizar informes y análisis a través de la base de datos.
- Funcionamiento de la empresa.
Al almacenar la totalidad de la información, el ERP se especializa en el análisis de datos internos de la empresa sin profundizar en variables externas.
El ERP principalmente obtiene información relacionada a la contabilidad, administración y operaciones financieras, enfocado también en el inventario, lo que resulta de gran utilidad para la toma de decisiones y otros aspectos clave para manejar áreas, procesos y actividades de la empresa.
- Base de datos centralizada.
La principal característica de estos sistemas es que facilita el acceso a una base de datos centralizada en la que se encuentra toda la información de la empresa para analizar y examinar datos de forma adecuada.
Un ERP condensa las actividades de cada uno de los departamentos de una compañía e integra y conecta sus diferentes variables.
Para tener un alto nivel de eficiencia en las operaciones de los negocios, es fundamental aplicar estas herramientas.
- Captura de datos.
Un ERP permite capturar los datos fácilmente y de una forma organizada, teniendo diferentes ventanas para almacenar la información correctamente.
El ERP opera solo, con automatización; lo importante para los empresarios es aprender a obtener el mejor provecho de este sistema a través del análisis de datos.
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Configuración.
Si bien no es necesario operar un sistema ERP para capturar y proporcionar datos, sí se tiene la posibilidad de adaptarlo a las necesidades de la empresa para que el personal pueda obtener el análisis para tomar decisiones.
- Estructura organizacional.
Para aumentar su eficacia, esta herramienta segmenta su campo de acción para el análisis de datos.
Estructura el trabajo según módulos y esto le permite al ERP analizar el funcionamiento de cada área para luego condensar la información en la base de datos centralizada.
- Sincronización.
Al implementar un software ERP, es importante que todos los miembros de la organización tengan conciencia sobre su uso y entiendan su funcionamiento y propósito.
Para que esta herramienta sea más efectiva, es indispensable que exista una sincronización entre los departamentos y que, además, estos puedan sacar provecho de la información a la que tendrán acceso al realizar el análisis.
Es importante contar con herramientas que permitan la facilitación y optimización de los procesos para mejorar el rendimiento de la empresa y le permita tomar decisiones correctas.
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Fuentes: QuestionPro, Bind.
