Es una realidad que la era digital ha transformado nuestras vidas en casi todos los ámbitos y no es diferente en el empresarial. Tener un software administrativo ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad si quieres tener éxito prolongado y llevar a tu empresa al siguiente nivel.
Por lo anterior y como resultado de haber entrevistado a lo largo de 7 años que tengo con mi programa de radio a más de 100 empresarios o emprendedores de todos los niveles, me tomé la libertad de escribirte los 5 puntos que sustentan mi opinión de que tener un software administrativo que te ayude a controlar más y mejor tu empresa sin importar el tamaño que tenga, se ha vuelto algo esencial.
1.- CONOCER EXACTAMENTE QUÉ COMPRAS.
Uno de los principales obstáculos al que se enfrentaron mis entrevistados cuando iniciaron con su empresa por no contar con un software administrativo es que no sabían qué ni cuánto compraban afectando directamente a la operación del negocio.
Tener un software administrativo ayuda a que controles al 100% qué productos (ya sean terminados o la materia prima que necesitas para hacer tu producto) y/o servicios compras para que puedas comparar entre diferentes proveedores y así, conseguir la mejor relación precio-funcionalidad.
2.- CONOCER EXACTAMENTE DÓNDE ESTÁ ESO QUE COMPRAS.
No solo es importante saber qué compraste y cuánto te cuesta sino dónde está. Controlar de una manera óptima pero profunda los inventarios o almacenes que tienes es crucial para que sepas en qué lugar físico se encuentran tus productos.
Un software administrativo te va a ayudar a controlar las existencias de tu empresa para evitar dos grandes problemas: el robo hormiga y la pérdida por caducidad. Incluso, te mostrará la existencia de cada uno de tus productos en tiempo real, así como los movimientos y rotaciones que tienen.
3.- CONOCER EXACTAMENTE QUÉ TIENES QUE PRODUCIR Y A DÓNDE LO TIENES QUE ENVIAR.
Una de las principales quejas que tienen los clientes es que no les entregan a tiempo lo que pidieron y muchas veces ya pagaron. Puede que te pase esto si no cuentas con un software administrativo que te permita controlar al 100% los pedidos que te hacen tus clientes o directamente tu equipo comercial. Estos pedidos implican que se tiene que producir “X” producto y esto, a su vez, implica tiempos de fabricación y posterior entrega.
Un software administrativo integral debe de contar con un módulo de producción que permita registrar el paso a paso de la fabricación de tu producto terminado para que puedas tener la información de lo que se está produciendo, lo que ya se produjo y lo que está por producirse y a dónde lo tienes que enviar de acuerdo a la petición de tu cliente.
3.- CONOCER EXACTAMENTE QUÉ HACE TU EQUIPO COMERCIAL.
No es ningún secreto que muchos ejecutivos comerciales, vendedores, asesores o cualquier nombre que le des a los miembros de tu equipo de ventas, no llegan a las metas porque no dan el extra. Se quedan con el mínimo de acciones necesarias para “cumplir”.
Un software administrativo integral debe de contar con un módulo CRM (Cutsomer Relationship Management) que ayuda a gestar y apoyar a tu equipo comercial para llevarlos a ganar muchas comisiones dándoles indicadores en tiempo real para que sus resultados sean medidos, automatizando procesos de cotización, enviando propuestas comerciales por correo electrónico al instante y registrando todas las actividades hechas. Así, lo que no esté registrado en el CRM no está hecho lo que hará de tus colaboradores unos ejecutivos comerciales más disciplinados.
4.- CONOCER EXACTAMENTE CUÁNTO VOY A COBRAR Y CUÁNTO TENGO QUE PAGAR.
Tener un software administrativo que te permita conocer en tiempo real cuáles son las facturas que les tengo que cobrar a mis clientes y cuáles son aquellas que les tengo que pagar a mis proveedores, te va a permitir tomar decisiones saludables para hacer crecer a tu empresa,
Un software administrativo que te permita, de manera sencilla e intuitiva, conocer la antigüedad de saldos de tus clientes y proveedores gestionando la cobranza para aquellos y proyectando pagos para estos, es el único método para tener unas finanzas empresariales saludables.
5.- CONOCER EXACTAMENTE LOS RESULTADOS DE LOS PRINCIPALES KPI’S DIRECTIVOS.
Al menos en México, país desde donde escribo, 8 de cada 10 negocios dejan de existir en el primer año de operaciones. De esos restantes, 7 de cada 10 no pasan los 3 años de vida. ¿Cuál es el principal motivo? Sencillo: no contar con un software administrativo que proporcione los principales indicadores directivos para la toma de decisiones.
UXBI ERP, software administrativo en la nube, tiene un módulo directivo que tiene los siguientes indicadores:
- Reporte de flujo de efectivo.
- Reporte de facturación.
- Resumen semanal de actividades.
- Reporte de movimiento de inventarios.
- Estado de resultados.
- Reporte comercial.
Todos los reportes anteriores tienen los principales kpi’s o indicadores directivos que te llevarán a controlar tu empresa para que puedas tomar las mejores decisiones que la hagan crecer.
Sin duda, tener un software administrativo te ayudará a que gestiones mejor tu empresa y a que tus colaboradores hagan más con menos y puedan destinar más tiempo a la mejora continua.
Autor: Tacles Aceves
