En estos tiempos donde la tecnología se ha vuelto parte esencial de nuestra vida personal, sin duda también lo ha hecho en nuestra vida profesional. No me dejarán mentir, estimados lectores: cada vez más utilizamos herramientas tecnológicas y programas para hacer nuestro trabajo más sencillo, más rápido, más eficaz. Dentro de este mundo de tecnología empresarial existe un engrane que sin él, al menos para mí, no se puede tener una integración completa de una empresa: UN SISTEMA ADMINISTRATIVO.
Pero vamos a definir qué es y para qué sirve un software administrativo para después pasar a compartirles algunos tips y beneficios que van a encontrar en su mejor aliado empresarial (sí, el software administrativo será su mejor aliado si lo utilizan como se debe).
Beneficios y el concepto de un sistema administrativo
Un software administrativo es una herramienta tecnológica que brinda la mejor posibilidad de estructurar, gestionar, registrar y administrar todos los procesos y recursos económicos y personales de una organización con presteza (como tip extra, estimados lectores, tiene que estar sí o sí en la nube para facilitar todo lo anterior).
Ahora, vayamos juntos a definir para qué sirve un software administrativo aunque me gustaría compartirles antes unos datos que no son tan agradables.
En México, según el INEGI, existe una estadística mortal para los emprendimientos: 8 de cada 10 empresas mexicanas no sobreviven a sus primeros dos años y de las restantes, solo 3 de cada 10 seguirán en funcionamiento dentro de 10 años. ¡Vaya dato demoledor! La pregunta es por qué y la respuesta es que la capacidad gerencial de los emprendedores de México es poca o nula. No por falta de ganas, de ímpetu, sino por falta de conocimiento en la elaboración, identificación y análisis de indicadores que hagan crecer el rendimiento de la empresa. Pues justamente para eso sirve un software administrativo, estimados lectores.
Un software administrativo sirve para exponer de forma clara y sencilla cuáles son los puntos fuertes y débiles de nuestra empresa para que así podamos tomar las mejores decisiones para cortar lo que se tenga que cortar y fortalecer aquello que nos esté llevando a cumplir nuestros objetivos. Pero ¿Cuáles son los elementos en los que un software administrativo nos va a ayudar? Definámoslo a continuación.
1.- Controlar el 100% el flujo de compras y cuentas por pagar.
Un sistema administrativo nos va a ayudar a tener un proceso muy bien estructurado de compras. Tener registradas todas las requisiciones de compra, las cotizaciones, las órdenes de compra, las órdenes de entrada, la facturación y todos los reportes que tengan que ver con la entrada de materiales.
También el software administrativo nos ayudará a identificar la antigüedad de saldos que tenemos con nuestros proveedores, saber cuánto y por qué le debemos para programar los pagos que vayamos a realizar para evitar tener saldo vencido y mantener una sana relación con nuestros abastecedores de productos o servicios.
2.- Controlar el 100% del flujo de ventas y cuentas por cobrar.
Lo mismo que el punto anterior pero ahora para nuestros ingresos por ventas. Sin duda alguna, un software administrativo nos ayudará a gestionar de manera puntual todas las cotizaciones y las ventas que hagamos para nuestros clientes, llevando el proceso desde el inicio hasta la facturación del producto o servicio que otorgamos.
¿Queremos saber cuál es nuestro producto/servicio más vendido? ¿O queremos saber cuál es el producto/servicio que menos vendemos? ¿Queremos saber a qué cliente le hemos facturado más en el día, semana, mes o año? ¿O queremos saber cuál producto/servicio es el que mejor margen de utilidad nos da? La respuesta a todas las preguntas anteriores está en el buen uso de un software administrativo.
El software administrativo que decidamos implementar en nuestra empresa nos ayudará también a identificar cuál va a ser nuestro flujo de efectivo que vamos a tener en determinado período de tiempo controlando de manera puntual la antigüedad de saldos con nuestros clientes.
3.- Controlar el 100% de las finanzas empresariales.
Hay ingresos y egresos que no tienen que ver con la compra/venta del producto/servicio que otorgamos pero son entradas y salidas de dinero que se tienen que controlar si se quieren llevar unas finanzas sanas. Un Software administrativo nos tiene que dar la opción de realizar estos registros, hacer conciliaciones bancarias, establecer conceptos de presupuestos, obtener reportes de bancos, flujos financieros y todos los movimientos de dinero (físicos o por transferencia) que se realicen.
4.- Controlar el 100% de los inventarios.
Les comparto, estimados lectores, que este es un punto que he identificado como uno de los que más necesitan atención de emergencia. Pocos emprendedores tienen controlado y valuado su inventario. El software administrativo nos permitirá que esto quede solucionado.
Un software administrativo nos dará la ventaja de controlar todas las entradas y salidas de materiales y productos terminados de nuestro almacén o almacenes. Incluso nos permitirá tener identificado dónde específicamente dentro del almacén tengo cierto material. También nos ayudará a hacer transferencia entre nuestros almacenes y nos brindará la posibilidad de obtener reportes de existencias, movimientos y caducidades.
5.- Controlar el 100% de la producción.
Si el giro de nuestra empresa tiene que ver con el aprovechamiento de cierta materia prima para obtener como resultado final un producto, nuestro software administrativo nos tiene que brindar la opción de obtener reportes de producción al máximo detalle y de controlar todo el proceso productivo:
- Levantar órdenes de producción de acuerdo a las ventas realizadas.
- Realizar salidas de materia prima de nuestros almacenes.
- Corroborar que nuestros materiales cumplan con la calidad requerida.
- Entrada de materia prima a nuestro espacio de producción.
- Elaboración del producto terminado.
- Salida del producto final del espacio de producción hacia el almacén de producto terminado.
La cereza del pastel es que nuestro sistema administrativo nos tiene que permitir tener un “recetario” o módulo de lista de materiales donde podamos fabricar digitalmente nuestro producto terminado con la finalidad que identifiquemos exactamente cuál es nuestro costo final tomando en cuenta tanto los costos directos como los indirectos.
A modo de conclusión, estimados lectores, me gustaría comentarles que un software administrativo será nuestro mejor aliado para fortalecer nuestra empresa y llevarla al siguiente nivel.
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