Muchas empresas aún utilizan sus métodos administrativos de una manera desactualizada, sin aprovechar los avances tecnológicos como lo son los softwares administrativos, ya sea por desconocimiento, por falta de interés o simplemente porque así inició la empresa y no han modificado sus procesos.
Cuándo quieres dar el primer paso a la actualización, es importante tomarse el tiempo para encontrar un software a la medida, que se ajuste a tus necesidades, es por eso que debes de entender correctamente qué son y qué beneficios traerán a tu empresa.
¿Qué son los softwares administrativos?
Los softwares administrativos son herramientas digitales que nos permiten gestionar y llevar el control de todos los procesos de un negocio o empresa de manera sencilla, ágil e integrada.
Lo primordial en estos softwares es integrar las herramientas para tener un resultado conciso para facilitar la toma de decisiones en base a los datos obtenidos minimizando el riesgo.
Existen muchos tipos de softwares, algunos hechos a la medida, pero en su mayoría se encargan de las siguientes tareas:
- Ventas
- Facturación
- Control de inventarios
- Control de compras y gastos
- Cotizaciones
Importancia de la actualización de procesos
Las automatizaciones incrementan considerablemente el rendimiento de tus empleados, minimizan los riesgos en la toma de decisiones y te ayudan a disminuir los gastos innecesarios evitando fugas monetarias.
De esta manera puedes ocupar tu tiempo y el de tus empleados en cosas funcionales como creativas, sin preocuparte en las administrativas.
El personal administrativo de empresas que se mantienen en constante crecimiento pueden verse eventualmente rebasados por el incremento de tareas, las cuales, crecen junto con la empresa. Si juntamos la cantidad de tiempo invertido en cosas del día a día, dejaría muy poco tiempo para resolver nuevos problemas.
Por lo general, se tiene la idea que este tipo de softwares son necesarios en empresas grandes, en las que su nómina puede rebasar los 200 empleados, sin embargo, existen softwares administrativos hechos a la medida para empresas que van iniciando.
5 Tips para emplear de manera correcta un sistema ERP
1. Traza un plan y propón metas a corto, mediano y largo plazo: Es importante tener un plan bien estipulado para no perderte en lo que se va recorriendo el camino y terminar varado entre todas las ideas.
Tener dirección nos ayudará a saber qué es lo que esperas de la tecnología y cómo puedes implementarla para que sea funcional, ya que no es lo mismo estar en un punto donde lo primordial es captar clientes, a una empresa completamente consolidada donde los clientes llegan solos y su principal necesidad es el control de inventarios.
Deja que tu software se adapte a tus necesidades actuales y que crezca a la par de tu negocio.
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2. Administra tu tiempo: Parte de las automatizaciones es el aprendizaje, estos softwares son capaces de aprender conforme el uso que se les da. Tus empleados tienen diferentes maneras de trabajar, para no tener que estar sobre de ellos existen herramientas como lo son los ERP, el cual se encarga de crear un registro del uso de cada uno de tus empleados.
Con estas herramientas no perderás tiempo revisando que tus empleados trabajen de una forma estandarizada, si no de una forma eficiente.
3. Controla tus gastos: La mayoría de las empresas que inician no pasan de los 2 años, esto debido a una mala administración.
Apégate a la frase “Cuida los centavos que los pesos se cuidan solos”, lo que quiere decir esta frase es que, no tenemos la cultura de ahorro, es muy fácil perder noción de los micro gastos, los cuales al juntarse, crean una pérdida significativa.
4. Optimiza la experiencia de compra: El modelo de compra hoy en día cambia de una manera veloz, los usuarios ya no buscan simplemente comprar, esperan que sea una experiencia, quieren tener todo al alcance de su mano.
Con un buen inventario puedes evitar una mala experiencia, mantente informado de los productos que tienes en existencia, además, mejora la experiencia en la tienda virtual y emplea pagos electrónicos.
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5. Utiliza un sistema compatible con la nube: Todos tus procesos deben estar en un lugar accesible, no importa en qué parte del mundo, debes poder acceder a ellos de manera inmediata.
Las herramientas ERP como la de Uxbi, cuentan con el servicio de respaldo en “la nube”. Por lo que no importa donde, siempre puedes acceder a ellos, de manera instantánea puedes revisar como van tus finanzas, tus productos disponibles, si hay que levantar pedido, si tus empleados trabajan de forma eficiente o simplemente realizar una factura.
Existen muchas herramientas, sin embargo, elige la que más se acomode a tu negocio, que sea capaz de aprender y lo más importante que puedas sacar el mayor provecho.
Uxbi ofrece soluciones a través de los sistemas ERP, en los cuales, puedes administrar la totalidad de tu empresa y contar con un software que analice datos, contáctanos en comercial@uxbilink.com
